Нейросеть за 40–60 минут собирает черновик welcome-книги для новичка: HR задаёт структуру компании, ключевые контакты и первые задачи на испытательный срок, а модель — GigaChat, YandexGPT, ChatGPT, Claude или DeepSeek — формирует документ по разделам: о компании, оргструктура, первая неделя, полезные ссылки. Итоговый текст перед выпуском HR сверяет на актуальность фактов.
Что делает модель
По нашему опыту, черновик welcome-книги на типовую компанию модель собирает за 40–60 минут вместо трёх-четырёх часов ручной сборки из разрозненных документов и заметок.
Тон текста стоит держать одинаковым по всей книге — иначе раздел о миссии звучит торжественно и формально, а следующий раздел про больничные и отпуска резко переходит на сухой канцелярский язык. Единый дружелюбный тон от начала до конца делает приятным для чтения весь документ целиком, включая последнюю страницу.
HR даёт модели вводные: структуру компании, ключевые контакты по отделам, план первой недели и первого месяца, полезные ссылки на внутренние сервисы. Модель раскладывает документ по разделам — о компании и миссии, оргструктура и ключевые контакты, план первой недели, часто задаваемые вопросы новичка, полезные ссылки.
- О компании, миссия и ключевые продукты
- Оргструктура и контакты ключевых людей по отделам
- План первой недели и первого месяца на испытательном сроке
- Часто задаваемые вопросы новичка и полезные ссылки на сервисы
Для удалённого или гибридного формата работы раздел про первую неделю стоит дополнить отдельным блоком про технические настройки — доступ к корпоративным сервисам, VPN, календарь встреч с командой в первый день. Очному новичку эти детали части менее критичны, потому что рядом есть коллега, у которого можно спросить сразу.
Welcome-книга — статичный документ, который новичок читает один раз в начале работы. Это отличается от ИИ-ассистента, который отвечает новичкам по базе знаний компании на регулярной основе и разобран в статье про ИИ-ассистента по базе знаний для новых сотрудников. Welcome-книгу удобно давать в первый день, ассистента — держать под рукой на месяцы вперёд для конкретных вопросов по ходу работы.
Модель для книги
GigaChat и YandexGPT быстро собирают типовую структуру документа и держат данные внутри страны. ChatGPT и Claude точнее формулируют раздел о миссии и культуре компании — там важен более тонкий тон текста, который читается живо вместо канцелярской инструкции. DeepSeek — самый дешёвый вариант для обновления уже готовой книги под новый набор фактов.
- GigaChat — быстрая типовая структура, данные внутри страны
- YandexGPT — короткий черновик под простую структуру компании
- ChatGPT (GPT-5) — точнее держит живой тон раздела о культуре
- Claude — лучше формулирует длинный документ на несколько разделов подряд
- DeepSeek — дешёвый токен для ежегодного обновления готовой книги
Для компании с яркой корпоративной культурой точнее выходит у Claude или ChatGPT — там меньше риск получить сухой канцелярский текст вместо живого приветствия. Для ежегодного обновления контактов и ссылок в уже готовой книге хватает GigaChat или DeepSeek.
Компания с сотрудниками из разных стран может собирать welcome-книгу сразу на двух языках — модель формирует параллельные версии текста, сохраняя одинаковую структуру разделов, чтобы новичок на любом языке получал одинаковый объём информации вместо сокращённого перевода основной версии.
Для компании с несколькими офисами в разных городах отдельный раздел стоит посвятить местной специфике каждого офиса — расположение, пропускной режим, ближайшие кафе на обед. Общий раздел о миссии и продуктах остаётся одним на всю компанию, а местные детали модель формирует отдельным блоком под каждый город.
Шаблон промпта
Хороший промпт для welcome-книги состоит из четырёх частей: роль модели, вводные о компании и культуре, план первой недели и список часто задаваемых вопросов новичка.
- Опишите роль: «Ты HR, составляешь welcome-книгу для нового сотрудника»
- Укажите миссию компании, ключевые продукты и особенности культуры
- Соберите план первой недели и первого месяца по дням или по темам
- Перечислите частые вопросы новичков из практики прошлых онбордингов
- Попросите живой, дружелюбный тон текста вместо канцелярского стиля
Часть компаний дополняет текстовую welcome-книгу коротким видео от основателя или руководителя отдела — модель в этом случае готовит сценарий ролика на минуту-полторы по тем же вводным, что и текстовый документ, вместо отдельного сценария с нуля.
Частые вопросы новичков стоит собирать по реальной практике вместо одной догадки HR — что спрашивали предыдущие несколько человек в первую неделю работы. Такой список закрывает вопросы до того, как новичок решится их задать вслух.
Что проверяет HR
| Раздел | Что делает модель | Что проверяет HR |
|---|---|---|
| Оргструктура | Собирает контакты по вводным HR | Актуальность имён и должностей на дату выпуска |
| План первой недели | Формулирует шаги по дням | Совпадение шагов с реальным процессом онбординга |
| Частые вопросы | Отвечает на вопросы из практики | Точность ответов по актуальным процессам компании |
| Ссылки на сервисы | Собирает список полезных ссылок | Работоспособность каждой ссылки на дату выпуска |
Сколько новичков в месяц выходит в вашу команду?
После первого месяца полезно собрать обратную связь от новичков про саму welcome-книгу — что оказалось непонятным, какой раздел стоило бы добавить. Эту обратную связь стоит добавлять в промпт при следующем обновлении документа как часть вводных о частых вопросах.
Если welcome-книга обновляется под рост команды несколько раз в год, шаблон промпта стоит закрепить в HR-команде через курс по обучению сотрудников работе с ИИ, вместо разбора структуры документа заново каждый раз.
Частые ошибки
- Контакты и должности в книге устаревают при первой же перестановке в команде
- Ссылки на внутренние сервисы ведут на старые адреса без проверки
- Раздел о культуре компании звучит как канцелярская инструкция без живого тона
- План первой недели собирается без сверки с реальным процессом онбординга
- Книга выпускается один раз и остаётся без пересмотра при росте команды
Ответственность за актуальность welcome-книги стоит закрепить за конкретным сотрудником HR-команды вместо общей задачи без владельца — иначе документ обновляется от случая к случаю, когда кто-то замечает устаревшую информацию, вместо регулярного пересмотра по графику.
Соберите черновик welcome-книги для одного типового отдела и сверьте факты с HR и руководителем отдела перед выпуском. Только после совпадения по сути расширяйте книгу на всю компанию сразу.
Общий обзор автоматизации HR-процессов и с чего начать — в статье про автоматизацию HR без программистов. Welcome-книга обычно становится первым документом в этом списке задач — она простая по структуре и сразу заметна новым сотрудникам с первого дня.