01 Простыми словами
Обычная автоматизация закрывает один шаг процесса: например, робот переносит данные из письма в таблицу. Гиперавтоматизация закрывает весь процесс целиком: письмо приходит, модель читает и извлекает из него данные, RPA переносит их в учётную систему, а следующий шаг запускается автоматически без участия человека на стыке между этапами.
02 Как это работает
Типичная схема гиперавтоматизации складывается из нескольких слоёв.
- Захват данных — ИИ-модель читает входящий документ или сообщение и извлекает из него нужные поля, даже если формат каждый раз немного отличается.
- Перенос данных — RPA-робот переносит извлечённые данные между системами, у которых прямая связь через API пока отсутствует.
- Логика процесса — правила, которые решают, что делать дальше в зависимости от содержания и результата предыдущего шага.
- Мониторинг — общий контроль за всей цепочкой целиком вместо отдельного контроля за каждым инструментом, чтобы видеть, где именно процесс застревает.
Ключевое отличие от простого RPA — здесь этапы соединены между собой напрямую, и результат одного шага автоматически запускает следующий, без ручной передачи задачи между инструментами.
03 Где применяется
- Обработка заявок. Заявка приходит по почте, модель извлекает из текста нужные поля, RPA заносит их в CRM, а система сама ставит задачу нужному менеджеру.
- Бухгалтерия. Счёт от поставщика в PDF распознаётся моделью, данные переносятся роботом в учётную систему, а сверка с договором происходит автоматически.
- Служба поддержки. Обращение классифицируется моделью по теме и срочности, простые случаи закрывает чат-бот, сложные автоматически уходят нужному специалисту с готовым резюме ситуации.
- HR. Отклик на вакансию проходит путь от разбора резюме моделью до создания карточки кандидата и постановки задачи рекрутеру без единого ручного шага.
- Логистика. Статус доставки, полученный от нескольких перевозчиков в разном формате, приводится моделью к единому виду и автоматически обновляет заказ во внутренней системе.
- Руководство. Сквозная автоматизация целого процесса вместо отдельных его кусков даёт куда более заметный эффект на масштабе всей компании.
04 Расчёт объёма одной цепочки
Разберём на условных цифрах, сколько заявок проходит через типичную цепочку гиперавтоматизации за месяц в отделе продаж среднего размера.
- В отдел ежедневно приходит около 40 заявок с сайта и по почте — это порядка 1200 заявок в месяц.
- Каждая заявка без автоматизации требует примерно 8 минут ручной обработки: прочитать письмо, занести данные в CRM, поставить задачу менеджеру.
- 1200 заявок × 8 минут — это около 160 часов ручной работы в месяц, то есть почти целая штатная единица только на разбор входящих заявок.
- В цепочке с гиперавтоматизацией модель читает письмо и извлекает данные за секунды, RPA заносит их в CRM, а задача менеджеру ставится автоматически — на весь путь одной заявки уходит меньше минуты машинного времени.
- Освободившиеся часы сотрудник, который раньше разбирал заявки вручную, тратит на реальную работу с клиентами вместо переноса данных между окнами.
Расчёт условный и зависит от реального потока заявок и сложности каждого случая — но именно такой прикидочный подсчёт часов обычно и убеждает руководителя в целесообразности внедрения, ещё до расчёта конкретной стоимости проекта.
05 Ограничения и ошибки
- Гиперавтоматизация требует, чтобы каждый отдельный инструмент в цепочке работал стабильно, — сбой в одном звене, как в примере RPA выше, способен остановить сразу весь процесс целиком.
- Настройка такой цепочки сложнее, чем отдельного RPA-робота или отдельного чат-бота, — нужна логика, которая связывает шаги между собой и обрабатывает нестандартные случаи.
- Слишком сложную цепочку тяжело поддерживать без документации — уже через полгода причины отдельных решений в цепочке легко забываются.
- Мониторинг всей цепочки целиком требует отдельного внимания — локальные метрики каждого инструмента по отдельности редко показывают, где именно застревает общий процесс.
- Гиперавтоматизация подходит для процессов с достаточным объёмом однотипных случаев — для редких нерегулярных задач сложная цепочка избыточна, простой ручной процесс обходится дешевле по общим усилиям на внедрение.
Как выбрать первый процесс для такой автоматизации — в статье про выбор первого процесса для внедрения ИИ. Как выстроить сквозную автоматизацию под свою компанию — в разделе про автоматизацию бизнес-процессов.