Нейросеть собирает акт выполненных работ по готовому шаблону за несколько минут: реквизиты сторон, перечень работ или услуг, суммы и период — данные модель берёт из CRM или из короткого текстового описания задачи, а бухгалтер или менеджер сверяет итоговый документ перед отправкой контрагенту.
Что собирает модель
Черновик акта выполненных работ по шаблону нейросеть собирает за 5–10 минут вместо получаса ручного заполнения, по нашему опыту внедрений: реквизиты, перечень работ, суммы и период подставляются автоматически из данных CRM или короткого описания задачи.
Акт выполненных работ — формальный документ со строгой структурой: шапка с реквизитами обеих сторон, перечень работ или услуг построчно, итоговая сумма и период выполнения. Модель хорошо держит эту структуру и подставляет данные без пропусков.
- Реквизиты исполнителя и заказчика — название, ИНН, адрес, банковские данные
- Перечень работ или услуг построчно с единицей измерения и ценой
- Итоговая сумма прописью и цифрами, период выполнения работ
- Ссылка на номер и дату исходного договора
Задача здесь обратная распознаванию входящих документов, разобранному в статье про распознавание счетов и актов через ии: там модель читает уже готовый скан от контрагента, здесь — собирает новый акт с нуля по вашим данным для отправки клиенту.
Формат исходных данных у разных компаний отличается сильно — где-то это аккуратная карточка сделки в CRM с заполненными полями, где-то экспорт в Excel с произвольными названиями колонок. Чем ближе исходные данные к структуре готового шаблона, тем меньше правок вносит менеджер в черновик после генерации.
Если компания работает с несколькими типами услуг — монтаж, консультации, разработка — удобнее держать отдельный шаблон под каждый тип, с разным набором полей для перечня работ, вместо единого общего шаблона на все случаи.
Откуда берутся данные
Проще всего подключить модель напрямую к CRM или учётной системе — сделке присвоен статус «работы выполнены», и модель забирает из карточки клиента реквизиты, перечень услуг по проекту и итоговую сумму без ручного переноса данных менеджером.
- Отметьте сделку в CRM статусом «работы выполнены»
- Модель забирает реквизиты клиента и перечень услуг из карточки сделки
- Модель подставляет данные в шаблон акта по строгой структуре
- Менеджер получает черновик на проверку перед отправкой клиенту
- После подтверждения акт уходит клиенту в PDF или через ЭДО
Если отдельной CRM нет, модель работает и по короткому текстовому описанию от менеджера — «акт для ООО Ромашка, услуги по договору 15 от марта, сумма 120 000 рублей» — тогда реквизиты контрагента приходится вставлять вручную одной строкой в промпт.
Отдельная точка внимания — акт на несколько этапов работ по одному длинному проекту: здесь важно явно указать модели период, за который выставляется именно этот акт, чтобы в текущий документ попадали только работы именно этого периода, без повтора уже закрытого этапа предыдущего месяца.
Шаблон и промпт
Хороший промпт для акта строится вокруг заранее заданного шаблона компании вместо общей формы из интернета — так формат итогового документа совпадает с тем, к которому привык бухгалтер контрагента.
- Загрузите в промпт свой шаблон акта как образец структуры
- Вставьте реквизиты сторон, перечень работ и суммы по сделке
- Попросите модель сохранить формат шаблона без изменения структуры
- Уточните формат вывода — готовый текст или таблица для вставки в документ
Отдельно полезно сразу указать, суммы прописью или только цифрами нужны в итоговом документе — разные компании держат разный стандарт, и без явного указания модель выбирает один вариант произвольно.
Формулировки перечня работ стоит держать в едином стиле по всей компании — «монтаж оборудования» вместо то «установка», то «монтаж» в разных актах одного менеджера. Модель хорошо удерживает единый стиль формулировок, если получает пару примеров прошлых актов вместе с промптом и коротким пояснением к каждому.
Хорошая проверка промпта перед внедрением — прогнать через него пять реальных сделок из разных категорий услуг и сравнить итоговый текст с тем, что раньше писал менеджер вручную. Расхождение в формулировках на этом этапе проще поправить, чем после массового внедрения на всю компанию и десятки уже отправленных актов.
Что проверить перед отправкой
Модель хорошо держит структуру и формат акта, но точность самих цифр и реквизитов — задача человека: она собирает документ из того, что ей передали, а сверку данных с реальным состоянием сделки оставляет человеку.
- Совпадение суммы акта с фактически оплаченной или согласованной суммой сделки
- Актуальность реквизитов контрагента — особенно после смены банка или юрадреса
- Соответствие перечня работ тому, что реально выполнено по проекту
- Корректность периода выполнения работ, указанного в документе
Сколько актов в месяц готовит ваша компания вручную?
Отдельно полезно сверять НДС в итоговой сумме — модель корректно считает процент от базовой суммы, но саму ставку НДС и её актуальность для конкретного вида услуг стоит проверять по действующей редакции налогового законодательства вместо прошлого акта как образца.
Если компания и выдаёт акты, и разбирает входящие от подрядчиков — смежная задача разобрана в статье про автоматический разбор счетов от поставщиков.
Ещё одна проверка — соответствие названия услуги в акте тому, что записано в самом договоре: даже небольшое расхождение в формулировке иногда становится поводом для вопроса со стороны бухгалтерии контрагента при приёмке документов.
Крупные акты на большую сумму или с нестандартной формулировкой работ стоит показывать руководителю проекта перед отправкой отдельно от общего потока — там цена ошибки заметно выше, чем на типовом ежемесячном акте, и лишняя пара минут проверки того стоит.
Модель также может домыслить типовую формулировку услуги там, где в CRM указано лишь короткое название проекта — стоит сверять итоговый перечень работ с исходным договором, коротко о риске — в термине галлюцинации.
Как внедрить
Внедрение начинается с одного шаблона акта и одной точки данных — CRM или короткого текстового описания — вместо полной автоматизации всего документооборота сразу.
Возьмите один свой шаблон акта и пять реальных завершённых сделок за прошлый месяц, прогоните через модель и сравните с актами, которые бухгалтерия готовила вручную.
Второй акт по тому же шаблону обычно собирается заметно быстрее первого — модель уже видела структуру данных компании и реже переспрашивает формат вывода. На потоке из нескольких актов в неделю разница особенно заметна.
Общий разбор автоматизации документооборота нейросетью — в разделе про нейросети для документов. Стандартизация промпта на всю компанию — тема отдельного обучения, формат разобран в разделе про обучение сотрудников работе с ИИ.