ИИ агент для закупок ведёт заявку по ограниченному маршруту: проверяет поля, сверяет справочник и бюджет, готовит сравнение предложений и передаёт решение сотруднику. Заказ поставщику, коммерческое обязательство и платёж возникают только после утверждения уполномоченным человеком.
Граница маршрута
Рабочий маршрут агента охватывает пять этапов: заявку, сверку, запрос, сравнение и фиксацию ответа. Утверждение заказа и платёж остаются у сотрудника с соответствующими полномочиями.
Заявка приходит из формы, 1С или Битрикс24. Агент проверяет наименование позиции, количество, подразделение, срок и код статьи бюджета. Если поле пустое, он возвращает заявку инициатору с точным вопросом. Заполненная заявка получает ссылку на запись в учёте и версию справочника. Так закупщик видит первоисточник, вместе с точной формулировкой потребности.
Автоматизация всего процесса закупок описана в обзоре задач закупок с ИИ. Агент отличается связанной последовательностью действий: каждый следующий шаг зависит от результата предыдущего. При этом он действует в рамках заданного списка систем и полей. Согласование одной заявки как отдельная задача разобрано в статье о согласовании закупки. Здесь согласование встроено в маршрут с проверкой справочника и последующей фиксацией ответа.
Условный пример: отдел просит расходные материалы, но в заявке указан устаревший артикул. Агент сопоставляет его с действующим справочником, предлагает замену и оставляет закупщику оба обозначения. Автоматически менять предмет закупки нельзя: аналог может отличаться условиями применения.
Полезно сразу договориться, где хранится связь между заявкой и ответом поставщика. Если письма остаются только в личном ящике закупщика, агент теряет часть условий и готовит неполное сравнение. Общая карточка закупки решает эту проблему.
Справочник и бюджет
Сверка начинается с нормализации наименования. Слова «бумага офисная» и «бумага для принтера» могут вести к одной позиции, а итоговый код берётся из утверждённого справочника. Догадки модели исключаются. Храните исходную строку заявки и найденный код рядом. При нескольких совпадениях агент показывает варианты и просит закупщика выбрать нужный.
| Проверка | Источник | Результат для человека |
|---|---|---|
| Позиция | Справочник номенклатуры | Код и возможные аналоги |
| Остаток | Учётная система | Наличие и дата обновления |
| Бюджет | Утверждённый лимит | Доступный остаток и конфликт |
| Поставщик | Реестр контрагентов | Статус и источник данных |
Проверка бюджета должна опираться на актуальные данные учёта. Если лимит обновился после создания заявки, агент повторно запрашивает его перед передачей на согласование. Отрицательный остаток или неизвестная статья бюджета приводят к остановке маршрута и уведомлению владельца лимита. Текст модели здесь объясняет конфликт, а решение принимает финансово ответственный сотрудник.
Сервис может работать поверх 1С и таблицы, если у каждой записи есть устойчивый идентификатор. Нужна проверка прав: агент видит лимит нужного подразделения, в пределах своей роли. В материале об агенте для 1С подробно показаны общие сценарии работы с заявками и отчётами. Для закупки добавляется проверка текущего остатка и условий поставщика.
Возьмите реальные поля формы заявки и отметьте те, без которых закупщик возвращает документ инициатору. Это станет проверкой входа для агента.
Предложения поставщиков
После сверки агент готовит черновик запроса поставщику: позиция из справочника, количество, срок, требования к документам и контакт закупщика. Отправку подтверждает сотрудник. Ответы поставщиков попадают в карточку закупки вместе с датой получения и исходным файлом. Модель извлекает цену, срок и условия, а отсутствующее поле отмечает как пробел.
- Сформируйте единый шаблон запроса с полями из утверждённой заявки.
- Получите ответы через рабочий канал и сохраните исходные документы.
- Извлеките сравнимые условия в таблицу со ссылкой на фрагмент источника.
- Передайте сравнение закупщику для проверки и решения.
Сравнение одинаковых сумм бессмысленно, если различаются доставка, гарантия или комплектность. Агент должен показать расхождения отдельными колонками и указать, где в ответе найдено условие. Когда поставщик прислал свободное письмо без срока, поле остаётся пустым. Выдуманная дата поставки опаснее неудобной пустой ячейки.
Для закупщика полезен отчёт о причине остановки: отсутствует спецификация, устарел бюджет, ответы относятся к разным аналогам. Пояснение сокращает переписку между отделами и показывает, что именно надо исправить. Вопрос о поставщике с сомнительным статусом передаётся ответственному человеку; модель лишь выводит сведения из проверенного реестра.
Структура сравнения должна совпадать с привычной формой решения. Если руководитель выбирает по сроку и условиям оплаты, эти поля стоят рядом с ценой, а исходные документы доступны одним переходом. Так проверка проходит по рабочим критериям отдела.
Решение человека
Экран согласования показывает исходную заявку, результаты сверки, предложения и список разночтений. Руководитель утверждает конкретный вариант или возвращает задачу с комментарием. У агента отсутствуют права самостоятельно принять коммерческое обязательство, подписать документ или запустить платёж. Даже при стандартной закупке итоговое решение фиксируется за человеком.
После утверждения агент может подготовить черновик заказа и передать его в обычный маршрут документооборота. Отправка наружу происходит по правилу компании. Если сотрудник изменил количество или срок, агент повторяет бюджетную проверку: согласование прежних параметров уже устарело. Журнал хранит старое и новое значение, имя согласующего и источник каждого сравниваемого условия.
В типовой ситуации два поставщика предлагают сходную цену, но один указывает доставку позже требуемой даты. Агент подсвечивает конфликт и оставляет решение закупщику. Его задача — полное сравнение по критериям владельца процесса.
Внедрение такого маршрута зависит от состояния справочника, форматов ответов и доступа к учёту. Состав работ и стоимость обсуждаются после разбора процесса; общую структуру решения смотрите на странице про ИИ агентов. Здесь важнее заранее назначить владельца словаря позиций и человека, который утверждает изменения правил.
Если в карточке явно видны источники всех условий, сотрудник быстрее проверяет предложение и способен объяснить своё решение.
Хотите собрать маршрут заявок под ваши правила закупки?
Проверка пилота
Для пилота выберите повторяющийся тип закупки с понятным справочником. Сохраните выборку прошлых заявок и ответов, удалив лишние персональные данные. На этой выборке проверьте долю верно найденных позиций, число возвращённых заявок с объяснимой причиной и полноту сравнительных карточек. Отдельно считайте действия, которые агент попытался выполнить без разрешения: допустимый результат для них — отказ.
Прогоните особые случаи: дубль заявки, артикул без аналога, изменение лимита, письмо поставщика с несколькими вариантами и ответ после закрытия закупки. Для каждого заранее запишите ожидаемый исход. Затем сравните журнал агента с решением закупщика и разберите расхождения. Так будет видно, какие ошибки связаны с данными, а какие — с правилами маршрута.
После пилота расширяйте охват по одному типу заявок. Смена категории товара часто меняет состав полей и способ сравнения; перенос правил без проверки создаёт скрытые ошибки. Утверждение, отправка заказа и платёж остаются в действующем порядке компании. Агент приносит пользу, когда сотрудник получает проверенную карточку выбора, без потока черновиков для ручной пересборки.
Показатель успеха задавайте вместе с закупщиками. Например, сколько карточек дошло до решения с полным набором источников и сколько вернулось из-за отсутствующего поля. Если число возвратов растёт, уточняйте входную форму прежде, чем расширять маршрут.