Нейросеть за 20–30 минут собирает график отпусков без конфликтов: проверяет пересечения дат внутри одного отдела, держит минимальный рабочий состав на каждую неделю и учитывает приоритет по стажу или прошлым договорённостям — HR задаёт пожелания сотрудников и правила отдела, а модель находит и подсвечивает конфликтные даты.
Что делает модель
Черновик графика отпусков на отдел из десяти-пятнадцати человек модель собирает за 20–30 минут вместо часа-полутора ручной сверки в таблице, по нашему опыту внедрений: пересечения дат, минимальный рабочий состав и приоритет по стажу.
График отпусков обычно собирается из разрозненных пожеланий сотрудников — кто-то присылает даты в мессенджере, кто-то называет только месяц. Модель хорошо сводит эти пожелания в одну таблицу и сразу подсвечивает недели, где отпуск хотят взять сразу несколько человек одного отдела.
- Сведение разрозненных пожеланий сотрудников в одну таблицу
- Проверка минимального рабочего состава на каждую неделю
- Подсветка пересечений дат внутри одного отдела или смены
- Приоритет по стажу или прошлым договорённостям при конфликте дат
График отпусков — одна из задач, которые в связке закрывает более широкий ИИ-агент для HR-отдела, разобранный в статье про ИИ-агента для HR-отдела. Здесь разобрана отдельно именно сборка графика без конфликтов между сотрудниками.
Особенно заметна польза в декабре, когда график на следующий год нужно утвердить у всех отделов почти одновременно — вручную сверять десятки пожеланий против штатного расписания в сжатый срок особенно тяжело.
Модель для графика
Модель для графика подбирается по числу сотрудников и по сложности правил отдела. GigaChat и YandexGPT быстро сводят пожелания небольшого отдела без сложных исключений. ChatGPT и Claude точнее держат несколько правил приоритета сразу — стаж, прошлые договорённости, сезонная нагрузка отдела.
- GigaChat — быстрая сверка пожеланий небольшого отдела
- YandexGPT — короткий график без сложных исключений
- ChatGPT (GPT-5) — точнее держит несколько правил приоритета сразу
- Claude — лучше формулирует объяснение конфликта сотруднику
- DeepSeek — дешёвый вариант для первого черновика графика
Для отдела с сезонной нагрузкой — розница перед праздниками, бухгалтерия перед отчётным периодом — полезно сразу заложить в промпте недели, когда отпуск нежелателен почти для всех сотрудников отдела, чтобы модель обходила эти даты стороной по умолчанию.
Отраслевая специфика тоже играет роль — производство с посменной работой требует сверки сразу по отделу и по конкретной смене, розница — сверки по точке продаж вместо одной только должности сотрудника.
Для компании с несколькими филиалами полезно сразу указывать, какому именно филиалу принадлежит сотрудник, — минимальный рабочий состав считается отдельно по каждой точке, и общий график без этого разреза способен скрыть нехватку людей в одном конкретном филиале.
Точность приоритета особенно важна в отделах с посменным графиком — там пересечение дат означает сразу два риска: человека в отпуске одновременно и дыру в конкретной смене, которую сложно закрыть подменой. Модели полезно явно указать, какие смены существуют в отделе и сколько человек нужно на каждую, иначе рекомендация выглядит корректной на бумаге и расходится с практикой конкретного графика смен.
Шаблон промпта
Хороший промпт для графика отпусков задаёт четыре параметра: список сотрудников с пожеланиями, минимальный состав отдела на неделю, правило приоритета при конфликте и период, на который собирается график.
- Опишите роль: «Ты HR-специалист, составляешь график отпусков отдела»
- Вставьте список сотрудников с их пожеланиями по датам
- Задайте минимальный рабочий состав, который должен оставаться каждую неделю
- Укажите правило приоритета — по стажу, по очереди, по прошлым договорённостям
- Попросите отдельно подсветить недели с конфликтом дат
Сколько человек в вашем отделе уходят в отпуск летом?
Формулировку правила приоритета стоит держать явной — «при конфликте приоритет у того, кто дольше остаётся без отпуска в этом году» вместо общего «решаем по справедливости», иначе модель разрешает конфликт по своему усмотрению, которое рискует разойтись с реальной практикой отдела.
Отдельно полезно попросить модель предложить два варианта разрешения конфликта вместо одного готового решения — HR тогда обсуждает с сотрудниками эти варианты вместо оспаривания единственного предложения модели.
Стоит также заранее решить, кто утверждает итоговый график при отсутствии единого мнения между отделами, — обычно это HR-директор или руководитель конкретного подразделения, и явное указание на это лицо в промпте помогает модели формулировать рекомендации адресно вместо общих слов.
Что проверяет HR
Модель хорошо сводит пожелания и находит конфликты, но окончательное решение при споре двух сотрудников за одни и те же даты — зона ответственности HR: график от модели — черновик для обсуждения вместо готового решения для рассылки без разговора с людьми.
| Блок графика | Что делает модель | Что проверяет HR |
|---|---|---|
| Сведение пожеланий | Собирает даты всех сотрудников в таблицу | Полноту списка — все ли сотрудники прислали пожелания |
| Минимальный состав | Проверяет рабочий состав по неделям | Реалистичность минимума под текущую загрузку |
| Конфликты дат | Подсвечивает пересечения и предлагает варианты | Финальное решение при споре нескольких сотрудников |
Особенно внимательно стоит сверять договорённости, которые остались вне общего списка, — устное обещание конкретных дат руководителем отдела в прошлом квартале модель учтёт только при явном упоминании в промпте.
Финальный график полезно показать руководителям отделов перед рассылкой сотрудникам — они лучше знают неформальные договорённости и сезонные пики нагрузки, которые остаются за рамками формальных правил HR.
Ещё одна деталь, которую стоит проверить руками, — сотрудники в декрете или на длительном больничном: формально они в графике отпусков могут вообще отсутствовать, а фактически возвращение одного из них в середине квартала меняет минимальный рабочий состав отдела. Модель такую информацию учитывает только если HR явно передал её в исходных данных промпта.
Отдельная задача — расчёт отпускных и проверка начислений после того, как график утверждён, разобрана в статье про расчёт отпускных нейросетью.
Как внедрить
Внедрение стоит начинать с графика одного отдела вместо сразу всей компании — так проще сравнить результат модели с тем, что HR обычно собирает вручную в таблице.
Возьмите пожелания одного отдела на следующий квартал, прогоните через модель и сравните итоговый график с тем, что вы обычно собираете сами.
Второй квартал планирования обычно идёт быстрее первого — модель уже видела правила отдела и минимальный состав, и меньше уточняющих вопросов уходит на объяснение контекста.
Стандартизация такого промпта на всю HR-команду — тема отдельного обучения, формат разобран в разделе про обучение сотрудников работе с ИИ.
Стоит держать под рукой прошлый график хотя бы за один квартал — сравнение с ним быстро показывает, стала ли новая версия точнее прежней ручной сборки, и на какие конкретно детали модели ещё нужно указывать явно в следующий раз.