ИИ агент для работы с документами принимает входящий файл, определяет его тип, готовит проект правок и передаёт человеку на согласование, а подписывает и отправляет только сотрудник. От чата с архивом такой агент отличается тем, что действует по маршруту и оставляет след в журнале. Маршрут нужен там, где документы идут потоком, а каждый шаг должен быть объясним.
Что такое маршрут
Агент для документов работает по маршруту: приём, классификация, проект правок, согласование человеком, отправка и запись в журнал. Подпись и отправка наружу остаются за сотрудником, а каждый шаг агента виден в журнале.
Чат по документам отвечает на вопросы: вы спрашиваете, он ищет. Агент действует: получает документ, решает, что с ним делать, и подготавливает результат. Разница принципиальна, потому что действие требует прав, а права требуют ограничений. Поэтому разговор об агенте начинают с границ, а о возможностях модели говорят потом.
Полезно сразу различать три класса документов: типовые, где агент готовит почти готовый проект, содержательные, где он лишь подсвечивает отклонения, и критичные, где он только классифицирует и передаёт человеку. Для каждого класса заранее определено, насколько далеко агент может зайти, и это решение принимает владелец процесса.
Поиск по базе документов как отдельную задачу мы описывали в материале про чат-бота по документам, а маршрут договоров с версиями — в статье ИИ агент для договоров. Здесь общий маршрут для разных документов: письма, акты, заявки, справки, внутренние регламенты.
Тот же принцип прав и подтверждений действует в почтовом контуре, который разобран в статье ИИ агент для почты. Общую картину агентов для бизнеса смотрите в обзоре ИИ-агентов.
Входящий документ
Первый шаг маршрута — понять, что пришло. От правильной классификации зависит всё остальное: ошибка в типе отправляет документ чужому исполнителю.
| Признак | Что делает агент | Что проверяет человек |
|---|---|---|
| Тип документа | Определяет: договор, акт, заявка, справка, письмо, прочее | Выборочно сверяет тип на первых неделях |
| Контрагент и реквизиты | Извлекает названия, номера, даты, суммы | Сверяет с карточкой контрагента |
| Срок и срочность | Находит сроки ответа и обязательства | Подтверждает приоритет |
| Исполнитель | Предлагает ответственного по правилам распределения | Утверждает или меняет |
| Сомнительные случаи | Помечает как неопознанные | Разбирает вручную |
Помните о конфиденциальности. Документы содержат персональные данные, коммерческие условия и реквизиты. Определите, какие категории агент вправе читать, где хранятся промежуточные файлы и кто имеет доступ к журналу, а для особо чувствительных документов оставьте полностью ручной путь.
Правило сомнения важнее точности. Агент, который помечает неясный документ и передаёт человеку, безопаснее агента, который угадывает. Задайте порог, ниже которого документ уходит на ручной разбор, и пересматривайте его по результатам первых недель.
Качество входа определяет качество результата: плохой скан или документ без текстового слоя перед работой нужно распознать. Проверьте на своих файлах, как агент справляется с разными форматами, и заведите правило для случаев, когда распознавание дало сбой.
Проект правок
Для многих документов агент готовит проект: исправления формулировок, дополнения по шаблону, приведение к принятой форме. Проект остаётся предложением.
- Агент сверяет документ с шаблоном или стандартом компании и отмечает отклонения.
- Каждое предложенное изменение оформляется отдельной правкой с пометкой причины и ссылкой на правило.
- Исходный документ сохраняется нетронутым, правки хранятся отдельной версией.
- Агент формирует краткую записку: что изменено, что осталось спорным и какие вопросы требуют решения.
- Версия с правками уходит внутреннему исполнителю, наружу она пока закрыта, и это закреплено в настройках.
Шаблоны и стандарты нужны до запуска агента, позже они опоздают. Если в компании отсутствует единая форма акта или письма, агенту сверять документ нечем, и он начинает опираться на собственные представления. Сначала приведите шаблоны в порядок, затем подключайте автоматику, иначе вы автоматизируете разнобой.
Правки отмечают в режиме сравнения, чтобы каждое изменение было видно. Кнопку «принять всё разом» лучше убрать: исполнитель проходит по списку и решает по каждому пункту. Так человек сохраняет контроль и понимает, за что отвечает.
Важно исключить домысливание. Если в документе отсутствует сумма или дата, агент помечает пропуск и оставляет поле пустым. Проверьте это отдельным тестом на документах с намеренными пробелами.
Согласование человеком
Согласование — центральная точка маршрута. До неё агент готовит, после неё действует сотрудник. Слабое место любого агента — граница между этими двумя состояниями.
- Подтверждение: каждое действие вовне, включая отправку и подпись, требует явного решения человека.
- Роли: определите, кто согласует какие типы документов, и закрепите это в таблице.
- Эскалация: спорные случаи уходят руководителю по заданному правилу.
- Срок: у каждой заявки есть время реакции, чтобы документы двигались без застоя.
- Отказ: человек вправе вернуть документ агенту с замечанием, а замечание попадает в журнал.
Продумайте и случай отсутствия: если согласующий в отпуске, документ уходит заместителю по правилу, а агент напоминает о сроке. Без такого правила документы накапливаются в очереди, и пользователи обходят систему, отправляя файлы напрямую, что хуже любой автоматизации.
Подпись остаётся за сотрудником, причём за конкретным человеком, а общая учётная запись для этого непригодна. Агент лишён права подписи и отправляет документ наружу только после подтверждения: это правило записывают в регламент, и инструмент настраивают так, чтобы нарушить его было технически невозможно.
Какие входящие документы вы бы передали агенту первыми?
Журнал и допуск
Доверие к агенту строится на прозрачности. Если восстановить невозможно, что агент сделал с документом и почему, поручать ему важное рано.
- Что записывать: получен документ, определён тип, предложены правки, кто согласовал, что отправлено.
- Версии: исходник, проект правок и итог хранятся отдельными файлами с датами.
- Права: агент видит только те папки и почтовые ящики, которые нужны маршруту.
- Данные: персональные и коммерческие сведения остаются в контуре, а выход наружу возможен лишь по решению человека.
- Отзыв доступа: при сбое или смене процесса права агента отключают сразу.
Начните с чтения и черновиков. Права на изменение и отправку открывайте по одному и только после того, как журнал покажет стабильную работу и отсутствие неожиданных действий.
Периодически проводите выборочный аудит журнала: возьмите несколько десятков записей и проверьте, что агент делал именно то, что предписано. Аудит выявляет скрытое расползание прав: доверие к агенту должно держаться на записях в журнале, а ощущения «вроде работает» для расширения прав мало.
Пилот запускайте на одном типе документов и одном подразделении, а результаты первых недель обсуждайте с исполнителями на коротких разборах. Через месяц сравните время обработки, число возвратов и жалоб, затем решите, расширять ли маршрут. Контур и права агента проектируют в рамках внедрения ИИ в компанию, а об аналогичном маршруте для заявок в учётной системе рассказано в статье ИИ агент для 1С.